I. Reguli de comunicare interna
1. Comunicarile destinate uzului intern, adica spre folosinta exclusiva a membrilor SCMD sau a structurilor organizatorice ale SCMD se numesc note.
2. Pot emite note:
a. Organele de conducere si control ale SCMD, respectiv cele nominalizate in Art. 4.1, 4.2 si 4.3 din ROF.
b. Sefii colectivelor de specialitate ale sindicatului (sefii de departamente – la nivel central si sefii compartimentelor sau responsabilii pe domenii – la nivel teritorial).
3. Indiferent de modalitatea de transmitere (e-mail, fax, scrisoare, etc) fiecare nota se copiaza pe suport de hartie si se inregistreaza atat de catre emitent, cat si de catre destinatari in Registrul unic cu evidenta documentelor al structurilor respective.
4. Forma si structura unei note sunt prezentate in Anexa 1.
5. Emitentul poate hotari daca o nota poate fi facuta publica (postata pe Internet, afisata la punctul de lucru, preluata de mass media, etc.) si, in acest caz, mentioneaza in caseta din antet, in locul expresiei «Uz intern», expresia «Publica».
6. Se interzice oricarei persoane sau oricarei structuri organizatorice a SCMD sa difuzeze note cu caracter de uz intern catre persoane, structuri ale SCMD sau organizatii care nu sunt nominalizate in caseta destinatarilor.
7. Destinatarii care sunt solicitati sa trimita diverse rapoarte, situatii statistice, informari, etc, vor trimite documentele solicitate numai emitentului/emitentilor notei respective.
8. Membrii de sindicat pot trimite, din proprie initiativa, informari si cereri personale, Birourilor Operative ale filialelor in evidenta carora se afla.
9. Informarea sau cererea personala trebuie sa contina :
a. gradul, numele si prenumele celui care intocmeste cererea sau informarea;
b. datele de identificare si de contact, respectiv seria si nr. cartii de identitate, CNP, domiciliul, telefonul de contact/e-mailul;
c. data expedierii informarii sau cererii.
10. Toate informarile si cererile personale se inregistreaza in Registrul unic cu evidenta documentelor, iar raspunsurile la cereri se dau in cel mult 30 de zile.
11. Daca un petent nu este multumit de raspunsul dat de catre filiala din care face parte, atunci se poate adresa structurilor centrale ale SCMD. In acest caz, la cerere se ataseaza copia raspunsului primit de la BO al filialei.Termenul de raspuns, pentru organele centrale, este de 30 de zile de la inregistrarea cererii.
II. Reguli de comunicare externa
1. Comunicarile destinate preluarii de catre oricare persoana, organizatie si mass-media, se numesc comunicate.
2. Pot emite comunicate numai organele de conducere si control ale SCMD, respectiv cele nominalizate in Art. 4.1, 4.2 si 4.3 din ROF.
3. Indiferent de modalitatea de transmitere (e-mail, fax, scrisoare, postare pe Internet, afisare la punctele de lucru, etc) fiecare comunicat se copiaza pe suport de hartie si se inregistreaza in Registrul unic de evidenta a documentelor.
4. Forma si structura unui comunicat sunt prezentate in Anexa 2.
5. Sunt interzise publicarea si difuzarea, sub orice forma, a comunicatelor care au ca subiecte formularea de acuze sau critici la adresa membrilor de sindicat, organelor de conducere, structurilor functionale, filialelor sau a SCMD per ansamblu. Subiectele de aceasta natura vor fi transmise si dezbatute numai prin note, rapoarte sau cereri cu caracter de «uz intern». Presedintele SCMD poate autoriza Secretariatul General pentru stergerea textelor si blocarea paginilor de Internet din sistemul SCMD, care nu respecta aceste cerinte.
6. BO ale Filialelor vor lua masuri pentru difuzarea rapida in cadrul filialei si in judet a tuturor comunicatelor emise de catre presedintele SCMD sau de catre Comitetul Director. In acest scop, compartimentele/responsabilii cu probleme de media vor intocmi si actualiza permanent liste de diseminare a mesajelor pe e-mail sau prin alte mijloace, astfel :
a. Lista nr. 1 – Membrii filialei care dispun de Internet
b. Lista nr. 2 – Mass media locala (ziare, televiziuni, locale) ;
c. Lista nr. 3 – Filialele locale ale sindicatelor, ONG-urilor si partidelor, alte organizatii ale societatii civile ;
d. Lista nr. 4 – Institutii ale administratiei publice locale si reprezentantii judeteni ai institutiilor administratiei publice centrale ;
e. Lista nr. 5 – Consilieri locali, consilieri judeteni, deputati si senatori din colegiile uninominale ale judetului respectiv ;
f. Alte liste pe care BO al Filialei le considera necesare.
III. Comunicarea hotararilor si deciziilor organelor de conducere si control ale SCMD
1. Hotararile si deciziile organelor de conducere si control ale SCMD sunt, de regula, publice si se aduc la cunostinta membrilor de sindicat prin orice mijloace (e-mail, fax, scrisoare, postare pe Internet, afisare la punctele de lucru, etc).
2. Hotararile si deciziile care poarta mentiunea « Uz intern » au regim de difuzare similar notelor de uz intern.
IV. Canale/mijloace de comunicare
1. Toate structurile centrale precum si filialele vor folosi conturi de e-mail oficiale, astfel :
2. Actualele adrese personale ale membrilor organelor de conducere centrale si teritoriale ale SCMD vor putea fi afisate pe bloguri si vor putea fi folosite, in continuare, in cadrul corespondentelor neoficiale cu membrii SCMD sau cu alte persoane din afara sindicatului.
Prezentele reguli completeaza Regulamentul de Organizare si Functionare a SCMD.
PRESEDINTELE SCMD,
Col. (r) Mircea DOGARU
