joi, 24 martie 2011

Instructiuni privind inregistrarea, manuirea, inventarierea si pastrarea documentelor SCMD (proiect)

SINDICATUL CADRELOR MILITARE DISPONIBILIZATE
Comitetul Director
Adresa: Bucuresti, Bd. Poligrafiei, nr. 4, Sector 1, cod postal 013705
E-mail secretariatscmd@yahoo.com Site http://sindicatulcmd.blogspot.com  Telefon : 0725562223,  Fax :  0318177371
Cont:BRD, Agentia Carol, RO41BRDE441SV79262374410, Cod fiscal:26096263
Nr.

                                                                                                      

INSTRUCTIUNI
PRIVIND INREGISTRAREA, MANUIREA, INVENTARIEREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR SCMD
(proiect in dezbaterea filialelor SCMD)

In scopul reglementarii activitatii de inregistrare, manuire si pastrare a documentelor rezultate din activitatea SCMD, atat la nivel central cat si al filialelor, incepand cu data de 01.05.2011, se vor pune in aplicare prezentele instructiuni.

CAP. I – INREGISTRAREA DOCUMENTELOR SCMD

1.      Toate documentele rezultate din activitatea SCMD (adrese, scrisori, cereri, procese verbale, registre, condici, dosare, facturi, extrase de cont, deconturi, decizii, etc – numite cu titlul generic documente, in cuprinsul prezentelor instructiuni), primite sau emise de catre structurile functionale ale sindicatului, inclusiv cele in format electronic, se inregistreaza in termen de cel mult 3 (trei) zile de la primire/emitere, de catre responsabilul cu registratura, in Registrul unic cu evidenta documentelor (Anexa 1).
2.      Cererile individuale de inscriere in sindicat, impreuna cu anexele lor (copia BI/CI, copia talonului de pensie, copia dovezii platii cotizatiei) vor fi inregistrate numai in baza de date electronica a SCMD si vor fi pastrate astfel:
·         Cererile in original, impreuna cu anexele, la Secretariatul Tehnic al SCMD;
·         Copiile cererilor de inscriere si ale anexelor acestora, la fiecare filiala a SCMD.
       Filialele vor expedia/preda la Secretariatul Tehnic cererile noi de inscriere in SCMD,   insotite de anexe, in termen de cel mult 30 de zile de la primirea lor.
3.      Presedintii, vicepresedintii si toti sefii structurilor functionale ale SCMD vor preda la registratura, pana la data de 15.05.2011,  in scopul luarii in evidenta si inregistrarii, toate documentele neinregistrate pe care le detin, indiferent de data (anul) provenientei acestora.

CAP. II – MANUIREA DOCUMENTELOR SCMD

4.      Dupa inregistrare, documentele vor fi predate-primite, pe baza de semnatura, persoanelor (structurilor) de destinatie. In acest scop, fiecare structura functionala a SCMD va institui o Condica de manuire a documentelor (Anexa 2).
5.      Fiecare persoana care detine un document inregistrat, raspunde de pastrarea in siguranta a acestuia. Pierderea, furtul sau deteriorarea unui document se va imputa persoanei care-l are in primire. In functie de importanta documentului si consecintele disparitiei/deteriorarii acestuia, Comitetul Director/Biroul Operativ va aplica sanctiuni administrative sau va sesiza organele de urmarire penala.
6.      Dupa rezolvarea/clasarea problemelor sau terminarea actiunilor care au generat documentul, acesta se introduce si se pastreaza, pana la arhivare, intr-un Dosar (biblioraft), ale carui numar si denumire au fost stabilite de catre Comitetul Director/Biroul Operativ printr-un document intitulat Nomenclatura dosarelor SCMD pe anul in curs (Anexa 3).
7.      Anual, in luna decembrie, Comitetul Director/Biroul Operativ stabileste nomenclatura dosarelor care se vor constitui in anul urmator, la propunerea structurilor functionale ale SCMD.
8.      Pentru anul 2011, nomenclatura dosarelor se va stabili pana la 15.04.2011.
9.      Sarcina pastrarii dosarelor si a documentelor continute de acestea revine in exclusivitate sefilor structurilor functionale ale SCMD, acestia fiind obligati sa organizeze evidenta de manuire a documentelor in cadrul structurii pe care o conduc.
10. In cadrul activitatilor curente, presedintii, vicepresedintii si sefii structurilor functionale ale SCMD pot solicita oricare dosar sau numai anumite documente din compunerea acestuia, spre studiu, pe baza de semnatura in condica de manuire a documentelor aflata la structura functionala care pastreaza dosarul in cauza.

CAP. III – INVENTARIEREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR SCMD

11. Anual, in luna ianuarie, se va organiza inventarierea si arhivarea documentelor SCMD inregistrate in anul anterior. In acest scop, Comitetul Director/Biroul Operativ va numi o comisie de inventariere formata din 1-2 reprezentanti ai fiecarei structuri functionale din subordinea sa.
12. Fiecare structura functionala a SCMD va preda comisiei de inventariere, pe baza de proces verbal, dosarele detinute, cu filele numerotate, snuruite si sigilate si, separat, documentele propuse pentru distrugere.
13. Dupa verificarea existentei tuturor documentelor, comisia de inventariere va preda dosarele propuse pentru a fi pastrate responsabilului cu arhiva si va proceda la distrugerea celorlalte documente. Intreaga activitate a comisiei de inventariere, inclusiv concluziile si propunerile acesteia, vor fi consemnate intr-un raport, semnat de catre toti membrii comisiei. Acest raport va fi prezentat spre analiza si aprobare Comitetului Director/Biroului Operativ.
14. Vicepresedintii si sefii structurilor functionale ale SCMD vor putea consulta dosarele si registrele arhivate, numai cu aprobarea presedintelui SCMD/Filialei, data pe un raport scris in care cei in cauza vor mentiona numarul si denumirea dosarului, durata necesara consultarii si motivele care determina aceasta consultare. Consultarea documentelor din arhiva se va putea face numai la sediul sau punctul de lucru central al SCMD sau al filialei.
15. Predarea-primirea documentelor din arhiva SCMD se va face numai pe baza de semnatura in Registrul cu evidenta arhivei (Anexa 4).

CAP. IV – DISPOZITII FINALE

16. Dezbaterea si completarea prezentelor instructiuni cu propuneri de aplicare la nivelul filialelor se va face in perioada 22.03 -15.04.2011.
17. Difuzarea prezentelor instructiuni catre filiale precum si centralizarea propunerilor acestora se va realiza prin Secretariatul Tehnic al SCMD.

Prezentele instructiuni au fost discutate si aprobate in sedinta Comitetului Director al SCMD, convocat in ziua de 22.03.2011.

PRESEDINTELE SCMD,
Col. (r) dr. DOGARU MIRCEA

Cred ca "dialogul" trebuie sa inceapa cu prevederile Legii 16 (varianta atasata nu contine modificarile ulterioare !).
Al doilea attach este "o varianta" de registru, varianta folosita in unele institutii publice. Pot fi adaugate sau sterse rubrici. Propunerile mele nu sunt ale B.O. al Filialei. Ele se doresc doar un inceput de dialog, poate pe o platforma comuna.

Cu stima,

Filiala 01 Târgoviste a SCMD

Vicepresedinte
Lt. col. (r) Georgescu Niculae
Telefon: 0722 328 223
Adresa:  Târgoviste, str. Boerescu Zaharia, Bloc K 1, Ap. 13, jud. Dâmbovita, cod 130059
E-mail:  niculae_georgescu@yahoo.com


LEGE 16/1996
Modificat(a)
Emitent: Parlament
Domenii: Arhive nationale
M.O. 71/1996
Legea Arhivelor Nationale
                                                                               
                                                                               
                                L E G E A                                      
                                                                               
                          Arhivelor Nationale                                  
                                                                               
        Parlamentul Romaniei adopta prezenta lege.                             
                                                                               
                               CAPITOLUL  I                                    
                           Dispozitii generale                                 
                                                                               
        Art.1.- Constituie izvoare istorice si alcatuiesc Fondul Arhivistic    
 National al Romaniei documentele create de-a lungul timpului de catre orga-   
 nele de stat,organizatiile publice sau private economice,sociale,culturale,   
 militare si religioase,precum si de catre persoanele fizice.Acestor docu-     
 mente statul le asigura protectie speciala,in conditiile prezentei legi.      
        Art.2.- Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic National   
 al Romaniei, in sensul prezentei legi,se intelege: acte oficiale si particu-  
 lare, diplomatice si consulare, memorii, manuscrise, proclamatii, chemari,    
 afise,planuri,schite,harti,pelicule cinematografice si alte asemenea martu-   
 rii,matrice sigilare,precum si inregistrari foto,video,audio si informatice,  
 cu valoare istorica,realizate in tara sau de catre creatori romani in stra-   
 inatate.                                                                      
        Art.3.- Administrarea,supravegherea si protectia speciala a Fondului   
 Arhivistic National al Romaniei se realizeaza de catre Arhivele Nationale,    
 unitate bugetara in cadrul Ministerului de Interne.                           
        Arhivele Nationale isi exercita atributiile prin compartimentele sale  
 specializate si prin directiile judetene ale Arhivelor Nationale.             
        Protectia speciala a Fondului Arhivistic National al Romaniei se rea-  
 lizeaza in conditii de pace,potrivit prevederilor prezentei legi,iar in caz   
 de razboi sau de calamitati naturale,de catre creatori si detinatori,cu       
 sprijinul organelor desemnate cu atributii speciale in asemenea situatii si   
 cu asistenta de specialitate a Arhivelor nATIONALE.                           
        Art.4.- Persoanele fizice si persoanele juridice,creatoare si detina-  
 toare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, 
 denumite in continuare creatori si detinatori de documente,raspund de eviden- 
 ta, inventarierea,selectionarea,pastrarea si folosirea documentelor in con-   
 ditiile prevederilor prezentei legi.                                          
                                                                               
                              CAPITOLUL II                                     
                Atributiile Arhivelor Nationale in Administrarea               
              si protectia speciala a Fondului Arhivistic National             
                               al Romaniei                                     
                                                                               
                                                                               
        Art.5.- Arhivele Nationale acorda asistenta de specialitate si asi-    
 gura desfasurarea unitara a operatiunilor arhivistice la nivelul tuturor cre- 
 atorilor si detinatorilor de documente,indeplinind urmatoarele atributii:     
        a) elaboreaza,in conformitate cu prevederile prezentei legi,norme si   
 metodologii de lucru pentru organizarea si desfasurarea intregii activitati   
 arhivistice,inclusiv pentru clasificare si includerea in Fondul Arhivistic    
 National al Romaniei a documentelor prevazute la art.2,care se dau publici-   
 tatii dupa caz,                                                               
        b) controleaza aplicarea prevederilor legislatiei in vigoare pe linia  
 muncii de arhiva si stabileste masurile ce se impun potrivit legii,           
        c) preia de la creatorii si detinatorii de arhiva documentele care fac 
 parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei, in conditiile si la terme-  
 nele prevazute in prezenta lege,                                              
        d) asigura evidenta,inventarierea,selectionarea,pastrarea si folosirea 
 documentelor pe care le detine,                                               
        e) asigura documentele pe baza de microfilme si alte forme de repro-   
 ducere adecvate,                                                              
        f) constituie si dezvolta banca de date a Arhivelor nationale si re-   
 teaua automatizata de informare si documentare arhivistica,stabileste masuri  
 pentru corelarea tehnica si metodologica si pentru colaborarea serviciilor    
 de informare si documentare arhivistica si a compartimentelor similare din    
 cadrul Sistemului national de informare si documentare,                       
        g) elaboreaza si editeaza"Revista Arhivelor" si alte publicatii de     
 specialitate destinate informarii si sprijinirii cercetarii stiintifice,pre-  
 cum si punerii in valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivis-   
 tic National al Romaniei,                                                     
        h) asigura,prin Facultatea de Arhivistica si Scoala Nationala de Per-  
 fectionare Arhivistica,pregatirea si specializarea personalului necesar des-  
 fasurarii activitatilor arhivistice,                                          
        i) la cerere sau din oficiu atesta daca un document face sau nu face   
 parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei,                             
        j) autorizeaza scoaterea temporara peste granita a documentelor care   
 fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei,in scopul expunerii sau  
 documentarii cu ocazia unor m,anifestari stiintifice sau culturale interna-   
 tionale,                                                                      
        k) intretine si dezvolta relatii cu organele si institutiile similare  
 din strainatate, in vederea informarii reciproce in domeniul arhivistic si al 
 schimbului de documente si de reproduceri de pe acestea,asigura aplicarea     
 conventiilor si acordurilor internationale privind domeniul arhivistic si par-
 ticipa la congrase,conferinte,reuniuni si consfatuiri arhivistice internatio- 
 nale,                                                                         
        l) asigura aplicarea prevederilor legislatiei in vigoare in realizarea 
 protectiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al Ro-  
 manie, respectiv in apararea secretului de stat, paza si conservarea acestor  
 documente,atat in timp de pace,cat si la mobilizare sau razboi.               
        Art.6.- In cadrul Arhivelor nationale functioneaza un consiliu stiin-  
 tific format din specialisti ai Arhivelor Nationale,cercetatori,cadre didac-  
 tice universitare si specialisti din ministerele interesate,care analizeaza,  
 dezbate si face propuneri in probleme privind normele si metodologiile spe-   
 cifice de lucru,publicatiile de specialitate,precum si dezvoltarea intregii   
 activitati arhivistice.                                                       
        Modul de organizare si functionare, precum si componenta consiliului   
 stiintific se stabilesc prin regulament de organizare si functionare,apro-    
 bat de directorul general al Arhivelor Nationale.                             
                                                                               
                                CAPITOLUL  III                                 
                       Obligatiile creatorilor si detinatorilor                
                                 de documente                                  
                                                                               
                                 Sectiunea I                                   
                            Evidenta documentelor                              
                                                                               
        Art.7.- Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa inre-   
 gistreze si sa tina evidenta tuturor documentelor intrate,a celor intocmite   
 pentru uz intern,precum si a celor iesite,potrivit legii.                     
        Art.8.- Anual, documentele se grupeaza in unitati arhivistice,potrivit 
 problematicii si termenelor de pastrare stabilite in nomenclatorul documente- 
 lor de arhiva,care se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele  
 proprii.                                                                      
        Nomenclatoarele intocmite de creatori la nivel central se aproba de    
 catre Arhivele Nationale,iar cele ale celorlalti creatori, de catre directii- 
 le judetene ale Arhivelor Nationale potrivit anexei nr.1.                     
        Art.9.- Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de do-   
 cumente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-ver- 
 bal de predare-primire,intocmite potrivit anexelor nr.2 si 3.                 
        Evidenta tuturor intrarilor si iesirilor de unitati arhivistice din de-
 pozit se tine pe baza unui registru,potrivit anexei nr.4.                     
        Scoaterea documentelor din evidenta arhivei se face numai cu aprobarea 
 conducerii creatorilor sau detinatorilor de documente si cu avizul Arhivelor  
 Nationale sau al directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, in   
 functie de creatorii la nivel central sau local,in urma selectionarii,tran-   
 sferului in alt depozit de arhiva sau ca urmare a distrugerii provocate de    
 calamitati naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil si de neinlatu- 
 rat.                                                                          
                                                                               
                            Sectiunea a II-a                                   
                       Selectionarea documentelor                              
                                                                               
        Art.10.- In cadrul Arhivelor Nationale functioneaza comisia centrala   
 de selectionare a documentelor,care coordoneaza activitatea de selectionare   
 a documentelor intocmite si detinute de creatorii la nivel central,iar in     
 cadrul directiilor judetene ale Arhivelor Nationale functioneaza cate o co-   
 misie de selectionare a documentelor,care coordoneaza activitatea de selec-   
 tionare a documentelor intocmite si detinute de ceilalti creatori.            
        Modul de organizare si atributiile comisiilor prevazute la alin.1 se   
 stabilesc prin norme privind activitatea arhivistica,aprobate de directorul   
 general al Arhivelor Nationale.                                               
        Art.11.- In cadrul fiecarei unitati creatoare si detinatoarte de do-   
 cumente functioneaza cate o comisie de selectionare,numita prin decizia sau  
 ordinul conducatorului unitatii respective, fiind compusa din: un presedinte  
 un secretar si un numar impar de membri numiti din randul specialistilor pro- 
 prii. Aceasta comisie se intruneste anual sau ori de cate ori este necesar,   
 pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte,stabilindu-i valoarea   
 practica sau istorica,hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal,   
 intocmit potrivit anexei nr.5.                                                
        Procesul verbal de selectionare,insotit de inventarele documentelor    
 propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare,precum si de inventarele   
 documentelor ce se pastreaza permanent,se inainteaza spre aprobare Comisiei   
 centrale de selectionare,in cazul creatorilor si detinatorilor de documente   
 la nivel central,sau comisiilor din cadrul directiilor judetene ale Arhive-   
 lor Nationale,in cazul celorlalti creatori si detinatori de documente.        
        Docvumentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina nu-    
 mai in baza proceselor-verbale ale comisiilor prevazute la alin.2.            
        In cazul administratorului unic,acesta poarta raspunderea pentru se-   
 lectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.                            
                                                                               
                                Sectiunea a III-a                              
                             Pastrarea documentelor                            
                                                                               
        Art.12.- Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pas-   
 treze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare,asigurandu- 
 le impotriva distrugerii,degradarii,sustragerii ori comercializarii in alte   
 conditii decat cele prevazute de lege.                                        
        Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obli-   
 gate sa le pastreza in spatii special amenajate pentru arhiva.Noile construc- 
 tii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhi-  
 vele Nationale sau directiile judetene ale Arhivelor Nationale,dupa caz,nu-   
 mai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor.                   
        Arhivele Nationale si directiile judetene ale Arhivelor Nationale pot  
 prelungi termenul de pastrare a documentelor la detinator pana la asigurarea  
 spatiilor necesare preluarii lor.                                             
        Depozitele de arhiva vor fi dotate,in functie de formatul si de supor- 
 tul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora 
 precum si cu mijloace,instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incen- 
 diilor.                                                                       
                                                                               
                                Sectiunea a IV-a                               
                   Depunerea documentelor la Arhivele Nationale                
                                                                               
                                                                               
        Art.13.- Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente de- 
 pun sprte pastrare permanenta la Arhivele Nationale si la directiile judete-  
 ne ale Arhivelor Nationale, dupa cum urmeaza:                                 
        a) documentele fotografice,precum si peliculele cinematografice,dupa   
 20 de ani de la crearea lor;                                                  
        b) documentele scrise,cu exceptia actelor de stare civila si a docu-   
 mentelor tehnice,dupa 30 de ani de la crearea lor;                            
        c) documentele tehnice ,dupa 50 de ani de la crearea lor;              
        d) actele de stare civila, dupa 100 de ani de la intocmirea lor;       
        e) matricele sigilare confectionate din metal,avand inscriese toate    
 insemnele legale si denumirea completa a unitatii,dupa scoaterea lor din uz.  
        Art.14.- Creatorii si detinatorii de arhiva pot detine documente care  
 fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei si dupa expirarea terme- 
 nului de depunere,daca sunt necesare in desfasurarea activitatii lor,pe baza  
 aprobarii directorului general al Arhivelor Nationale,in cazul creatorilor si 
 detinatorilor la nivel central,si a directorilor directiei judetene al Arhi-  
 velor Nationale, pentru ceilalti creatori si detinatori,in conditiile respec- 
 tarii prevederilor prezentei legi.                                            
        Ministerul Apararii Nationale,Ministerul Afacerilor Externe,Serviciul  
 Roman de Informatii,Serviciul de Informatii Externe,Serviciul de Protectie    
 si Paza,alte organe cu atributii in domeniul sigurantei nationale,precum si   
 Academia Romana isi pastreaza documentele proprii in conditiile prezentei     
 legi si dupa expirarea termenelor prevazute la art.13.                        
        Art.15.-Organizatiile particulare si persoanele fizice care detin do-  
 cumente din Fondul Arhivistic National al Romaniei le pot depune la Arhivele  
 Nationale sub forma de custodie sau donatie, scutite de taxe sau impozite.    
        Detinatorul care doreste sa vanda documente care fac parte din Fondul  
 Arhivistic National al Romaniei este obligat sa comunice aceasta Arhivelor    
 Nationale sau, dupa caz, directiilor judetene ale Arhivelor Nationale, care   
 au prioritate la cumpararea oricaror documente care fac parte din Fondul Ar-  
 hivistic National al Romaniei si care trebuie sa se pronunte in termen de 60  
 de zile de la data inregistrarii comunicarii.                                 
        Art.16.-Documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza  
 copii, certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor, 
 vor fi pastrate de catre creatorii si detinatorii de documente.               
        Art.17.-Creatorii si detinatorii de documente, prevazuti la art.14 si  
 15, sunt obligati sa depuna la Arhivele Nationale sau la directiile judetene  
 ale Arhivelor Nationale, dupa caz, cate un exemplar al inventariilor documen- 
 telor permanente pe care le detin, la expirarea termenelor de depunere a a-   
 cestora.                                                                      
        Art.18.-In cazul desfiintarii in conditiile legii, a unui creator de   
 documente,persoana juridica,fara ca activitatea acestuia sa fie continuata de 
 un altul ,documentele cu valoare istorica,in sensul art.2 din prezenta lege,  
 vor fi preluate de catre Arhivele Nationale sau de directiile juedtene ale    
 Arhivelor Nationale,iar cele cu valoare practica,in baza carora se elibereaza 
 copii certificate si extrase privind drepturile individuale ale cetatenilor   
 vor fi depuse la Ministerul Muncii si Protectiei Sociale sau la directiile    
 judetene ale acestuia.                                                        
        Art.19.- Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al  
 Romaniei o data intrate, potrivit legii, in depozitele  Arhivelor Nationale   
 si/sau ale directiilor judetene ale Arhivelor Nationale,nu mai pot fi retra-  
 se din administrarea acestora,cu exceptia celor predate in custodie.          
                                                                               
                                                                               
                                CAPITOLUL IV                                   
                  Folosirea documentelor care fac parte                        
                din Fondul Arhivistic National al Romaniei                     
                                                                               
                                                                               
        Art.20.- Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al  
 Romaniei pot fi folosite pentru: cercetare stiintifica,rezolvarea unor lu-    
 crari administrative,informari,actiuni educative, elaborarea de publicatii    
 si eliberarea de copii,extrase si certificate.                                
        Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al Romaniei  
 pot fi consultate,la cerere,de catre cetateni romani si straini,dupa 30 de    
 ani de la crearea lor.Pentru documentele la care nu s-a implinit acest ter-   
 men ,cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unitatii creatoa- 
 re sau detinatoare.                                                           
        Documentele de valoare deosebita nu se expun public,in original,ci sub 
 forma de reproduceri.                                                         
        Art.21.- Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa eli-   
 bereze,potrivit legii,la cererea persoanelor fizice si a persoanelor juridi-  
 ce,certificate,copii si extrase de pe documentele pe care le creeaza si le    
 detin,inclusiv de pe cele pentru care nu s-a implinit termenul prevazut la    
 art.13,daca acestea se refera la drapturi care il privesc pe solicitant.      
        Seviciile prestate de catre Arhivele Nationale pentru rezolvarea soli- 
 citarilor persoanelor fizice si ale persoanelor juridice se efectueaza,contra 
 cost,in conditiile prevazute de lege.                                         
        Art.22.- Documentele a caror cercetare poate afecta interesele natio-  
 nale,drepturile si libertatile cetatenilor,prin datele si informatiile pe     
 care le contin,sau cele a caror integritate fizica este in pericol nu se dau  
 in cercetare.                                                                 
        Fac parte din aceasta categorie documentele care:                      
        a) privesc siguranta,integritatea teritoriala si independenta statului 
 roman,potrivit prevederilor constitutionale si ale legislatiei in vigoare;    
        b) pot leza drepturile si libertatile individuale ale cetateanului;    
        c) sunt intr-o stare necorespunzatoare de conservare,situatie stabi-   
 lita de comisia de specialitate si consemnata intr-un proces-verbal;          
        d) nu sunt prelucrate arhivistic.                                      
        Stabilirea documentelor respective se face de catre detinatorul legal  
 al acestora,potrivit anexei nr.6.                                             
                                                                               
                                                                               
                                CAPITOLUL V                                    
                           Personalul arhivelor                                
                                                                               
        Art.23.- Creatorii si detinatorii de documente,prevazuti la art.2,     
 persoane juridice,au obligatia de a infiinta compartimente de arhiva sau de   
 a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiva,in functie de valoarea  
 si cantitatea acestora.                                                       
        Desemnarea personalului insarcinat cu activitatea de arhiva, structu-  
 ra si competenta acestor compartimente de arhiva vor fi stabilite de catre    
 conducerea unitatii creatoare si detinatoare de documente,cu avizul Arhivelor 
 Nationale sau,dupa caz,al directiilor judetene ale Arhivelor nationale.       
        Art.24.- Formarea,atestarea si perfectionarea personalului se specia-  
 litate din Arhivele Nationale,cat si din  celelalte unitati creatoare si de-  
 tinatoare de documente de arhiva se realizeaza prin Facultatea de Arhivistica 
 si prin Scoala Nationala de Perfectionare Arhivistica.                        
        Art.25.- Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Nationale va  
 fi dimensionat  in functie de calitatea si specificul materialului documen-   
 tar aflat in administrare si face parte din categoria functionarilor publici. 
                                                                               
                                                                               
                                CAPITOLUL VI                                   
                          Raspunderi si sanctiuni                              
                                                                               
                                                                               
        Art.26.- Nerespectarea dispozitiilor prezentei legi atrage,dupa caz,   
 raspunderea contraventionala,civila sau penala.                               
        Art.27.- Sustragerea,distrugerea,degradarea ori aducerea in stare de   
 neintrebuintare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National  
 al Romaniei constituie infractiune si se pedepseste conform prevederilor Co-  
 dului penal.                                                                  
        Art.28.- Scoaterea peste granita a documentelor care fac parte din     
 Fondul Arhivistic National al Romaniei sau instrainarea acestora catre per-   
 soane fizice sau persoane juridice straine,fara autorizarea Arhivelor Natio-  
 nale,constituie infractiune si se pedepseste cu inchisoare de la 3 la 7 ani,  
 daca fapta nu constituie o infractiune mai grava.                             
        Tentativa se pedepseste.                                               
        Art.29.- Constituie contraventii la prevederile prezentei legi urma-   
 toarele fapte,daca nu sunt savarsite in astfel de conditii incat, potrivit    
 legii penale ,sa fie considerate infractiuni:                                 
        a) neinventarierea documentelor sau neintocmirea de catre creatorii    
 acestora, persoane juridice,a nomenclatoarelor arhivistice pentru documen-    
 tele proprii,potrivit art.8 alin.2,                                           
        b) nepredarea de catre compartimentele unitatii creatoare,la arhiva    
 proprie,a documentelor cu termen de pastrare permanent,pe baza de inventar    
 si proces-verbal de predare-primire,conform prevederilor art.9;               
        c) neselectionarea documentelor create si detinute de catre persoane   
 juridice,la termenele prevazute in nomenclatorul propriu ,de catre comisia    
 de selectionare a documentelor,in conditiile prevazute la art.11;             
        d) neasigurarea conditiilor corespunzatoare de pastrare si protejare   
 a documentelor create si detinute de catre creatorii si detinatorii de ar-    
 hiva,persoane juridice sau persoane fizice,potrivit art.12;                   
        e) nepredarea ,la Arhivele Nationale si ,dupa caz,la directiile jude-  
 tene ale Arhivelor Nationale ,a documentelor care fac parte din Fonmdul Ar-   
 hivistic national al Romaniei de catre creatorii si detinatorii de documente  
 de arhiva,la expirarea termenelor prevazute la art.13;                        
        f) oferta de vanzare sau vanzarea documentelor care fac parte din      
 Fondul Arhivistic National al Romaniei de catre persoane fizice sau persoane  
 juridice, fara respectarea prioritatii Arhivelor Nationalede a le cumpara,    
 potrivit prevederilor art.15 alin.2;                                          
        g) nedepunerea la Arhivele Nationale sau la directiile judetene ale    
 Arhivelor Nationale,dupa caz,de catre creatorii si detinatorii de documente   
 de arhiva,a inventarelor care le detin la expirarea termenelor de depunere    
 in conditiile prevazute la art.17.                                            
        Art.30.- Contraventiile prevazute la art.29 se sanctioneaza dupa cum   
 urmeaza:                                                                      
        a) cu amenda de la 500.000 lei la 2.000.000 lei,cele prevazute la lit. 
 a),d) si f);                                                                  
        b) cu amenda de la 250.000 lei la 1.000.000 lei,cele prevazute la lit. 
 b),c),e) si g).                                                               
        Amenda se aplica si persoanei juridice.                                
        In cazul contraventiilor prevazute la art.29 lit.f).Arhivele Natio-    
 nale pot solicita instantei judecatoresti anularea actului de vanzare,chiar   
 si dupa expirarea termenului de prescriptie a raspunderii contraventionale,   
 in conditiile legii civile.                                                   
        Art.31.- Constatarea contraventiilor prevazute la art.29 si aplicarea  
 sanctiunilor se fac de catre imputernicitii Arhivelor Nationale si,dupa caz,  
 ai directiilor judetene ale Arhivelor Nationale.                              
        Art.32.- Impotriva procesului-verbal de constatare a contraventiei se  
 poate face plangere,in termen de 15 zile de la comunicare,la judecatoria in   
 a carei raza teritoriala a fost savarsita contraventia.                       
        Art.33.- Contraventiile prevazute in prezenta lege le sunt aplicabile  
 dispozitiile Legii nr.32/1968 privind stabilirea si sanctionarea contraven-   
 tiilor.                                                                       
                                                                               
                                                                               
                                CAPITOLUL VII                                  
                        Dispozitii finale si tranzitorii                       
                                                                               
                                                                               
        Art.34.- Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa co-    
 munice in scris,in termen de 30 de zile,Arhivelor Nationale sau,dupa caz,     
 directiilor judetene ale Arhivelor Nationale,documentele care le atesta in-   
 fiintarea,reorganizarea sau desfiintarea,in conditiile legii.                 
        Art.35.- Denumirile Directia Generala a Arhivelor Statului si Arhi-    
 vele Statului,folosite in actele normative in vigoare,se inlocuiesc cu denu-  
 mirea Arhivele Nationale.                                                     
        Art.36.- Dispozitiile din prezenta lege referitoare la directiile      
 judetene ale Arhivelor Nationale se aplica,in mod corespunzator,si Directiei  
 Municipiului Bucuresti a Arhivelor Nationale.                                 
        Art.37.- Anexele nr.1-6 fac parte integranta din prezenta lege.        
        Art.38.- Decretul nr.472/1971 privind Fondul Arhivistic National al    
 Republicii Socialiste Romania,cu modificarile ulterioare,precum si orice alte 
 dispozitii contrare prevederilor prezentei legi se abroga.                    
                                                                               
                                                                  ANEXA Nr. 1  
                                                                               
                                                                               
                   Aprob                                                       
 presedintele Consiliului de administratie,                                    
                 (director)                                                    
                                                                               
                                                         Se confirma           
                                              Directorul general al Arhivelor  
                                              Nationale (Directorul Directiei  
                                              Judetene ......... a Arhivelor   
                                              Nationale)                       
                                                                               
                                                                               
                       NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NATIONAL                       
              aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. .... din .......              
                                                                               
--------------------------------------------------------------------------------
                                    Denumirea dosarului                        
Directia      Serviciile           (continutul pe scurt    Termenul   Observatii
                                       al problemelor    de pastrare           
--------------------------------------------------------------------------------
Directia       A. Serviciul         1. ..................   Permanent          
secretariat si   secretariat        2. ..................     10 ani           
administrativa                      3. ..................      5 ani           
                                                                               
                                                                               
                                                                               
               B. Serviciul         1. ..................   Permanent          
                administrativ       2. ..................     10 ani           
                                    3. ..................      5 ani           
                                                                               
--------------------------------------------------------------------------------
                                                                               
                                                                               
                                                                               
                                                                    ANEXA Nr. 2
                                                                               
 .........................                  INVENTARUL PE ANUL ..............  
   (denumirea creatorului)                 pentru documentele care se pastreaza
.............................                     permanent sau temporar       
(denumirea compartimentului)                                                   
                                                                               
-------------------------------------------------------------------------------
         Indicativul        Continutul pe                                      
Nr.     dosarului dupa        scurt al        Datele     Numarul   Observatii  
crt.     nomenclator         dosarului,       extreme    filelor               
                          registrului etc.                                     
-------------------------------------------------------------------------------
                                                                               
  Prezentul inventar format din ...... file contine ........ dosare, registre, 
condici, cartoteci etc.                                                        
  Numerele .............. au fost lasate la ............., nefiind incheiate.  
  La preluare au lipsit dosarele de la nr. ...............                     
  Astazi ................... s-au preluat ................ dosare.             
                                                                               
          Am predat,                               Am primit,                  
                                                                               
                                                                 Format A4     
                                                                               
                                                                               
                                                                     ANEXA Nr. 3
    Institutia ...............                                                 
 (regie autonoma, societate comerciala)                                        
                                                                               
                                                                               
                                 PROCES-VERBAL                                 
                       de predare-primire a documentelor                       
                                                                               
   Astazi, ..............., subsemnatii .......................................,
delegati ai compartimentului..............................., si ...............,
arhivarul institutiei ......................., am procedat primul la predarea si
al doilea la preluarea documentelor create in perioada ................ de catre
serviciul mentionat, in cantitate de .................. dosare.                
   Predarea-primirea s-a facut pe baza inventarelor anexate, cuprinzand .......
pagini dactilografiate legale.                                                 
                                                                               
          Am predat,                               Am primit,                  
                                                                               
                                                                   ANEXA Nr. 4 
                                                                               
                                REGISTRU DE EVIDENTA                           
                     a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice             
                                                                               
+------------------------------------------------------------------------------+
¦    ¦        ¦         ¦                ¦                              ¦      ¦
¦Nr. ¦Preluari¦Denumirea¦ Datele extreme ¦       Numarul de dosare      ¦Iesiri¦
¦crt.¦  Data  ¦comparti-¦ale documentelor+------------------------------¦din   ¦
¦    ¦        ¦mentului ¦                ¦Dupa inventar¦ Primite efectiv¦arhiva¦
+----+--------+---------+----------------+-------------+----------------+------¦
¦  1 ¦  2     ¦    3    ¦      4         ¦      5      ¦        6       ¦   7  ¦
+----+--------+---------+----------------+-------------+----------------+------¦
+----+--------+---------+----------------+-------------+----------------+------¦
+----+--------+---------+----------------+-------------+----------------+------¦
+----+--------+---------+----------------+-------------+----------------+------¦
+------------------------------------------------------------------------------+
                                                                               
                                                                               
                                                                    ANEXA Nr. 5
............................                                                   
 (denumirea creatorului)                                                       
............................                                                   
............................                                                   
         (sediul)                                                              
                                                                               
                           PROCES-VERBAL Nr. .......                           
                                                                               
  Comisia de selectionare, numita prin Ordinul nr. ........... din .........., 
selectionand in sedintele din ........... documentele din anii*) ............. 
............. avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca
nefolositoare, expirandu-le termenele  de pastrare prevazute in nomenclatorul  
unitatii.                                                                      
                                                                               
       Presedinte,                    Membri,                 Secretar,        
    ..................          ....................     ...................   
   (numele si prenumele)        (numele si prenumele)    (numele si prenumele) 
                                                                               
        Semnatura                     Semnatura               Semnatura        
   ..................             ................       .................     
   ..................             ................       .................     
                                  ................                             
                                  ................                             
------------                                                                   
   *) Anii extremi.                                          Format A5         
                                                                               
                                                                   ANEXA Nr. 6 
                                                                               
                                                                               
                                  LISTA                                        
          termenelor dupa care pot fi date in cercetare documentele            
     privind interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor       
                                                                               
                                                                               
   - documentele medicale, dupa 100 de ani de la crearea lor;                  
   - registrele de stare civila, dupa 100 de ani de la crearea lor;            
   - dosarele personale, dupa 75 de ani de la crearea lor;                     
   - documentele privind viata privata a unei persoane, dupa 40 de ani de la   
moartea acesteia;                                                              
   - documentele referitoare la siguranta si integritatea nationala, dupa 100  
ani de la crearea lor;                                                         
   - documentele privind afacerile criminale, dupa 90 de ani de la crearea lor;
   - documentele privind politica externa, dupa 50 de ani de la crearea lor;   
   - documente ale societatilor comerciale cu capital privat, dupa 50 de ani de
la crearea lor;                                                                
   - documentele fiscale, dupa 50 de ani de la creare;                         
   - documentele notariale si judiciare, dupa 90 de ani de la crearea lor.     
                                                                               
Registrul unic cu evidenta documentelor (Anexa 1)

Anul………………Comitetul Director/Biroul Operativ al Filialei……………………….

Luna
Ziua
Numar inregistrare
Emitent
Continut, pe scurt
Nr. de file
Departamentul/Biroul care preia documentul
Nume si semnatura de primire
Cui se expediaza
Data expeditiei
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10



Condica de manuire a documentelor (Anexa 2)
Anul………………Departamentul/Biroul……………………….

Luna
Ziua
Numar de inregistrare
Nume si prenume primitor
Semnatura de primire
Luna
Ziua
Semnatura de inapoiere









Registrul cu evidenta arhivei (Anexa 4)
Comitetul Director/Biroul Operativ al Filialei...................................

Nr. crt
Denumirea registrului/dosarului
Nr. de inregistrare in registrul unic
Ziua, luna, anul predarii la arhiva
Nr. de file
Observatii