luni, 13 ianuarie 2014

Instructiuni privind inregistrarea, manuirea, inventarierea, pastrarea si arhivarea documentelor SCMD (Nota 1171/27.02.2012)



In temeiul Legii nr. 16/2 aprilie 1996 a Arhivelor Nationale, in scopul reglementarii activitatii de inregistrare, manuire, pastrare si arhivare a documentelor rezultate din activitatea SCMD, atat la nivel central, cat si la filialele teritoriale, se pun in aplicare prezentele instructiuni.

CAP. I – INREGISTRAREA DOCUMENTELOR

1.    Toate documentele rezultate din activitatea SCMD (adrese, scrisori, cereri, procese verbale, registre, condici, dosare, facturi, extrase de cont, deconturi, planuri de masuri, decizii, hotarari, rezolutii, etc – numite cu titlul generic documente, in cuprinsul prezentelor instructiuni), primite sau emise de catre structurile functionale ale sindicatului, inclusiv cele in format electronic, se inregistreaza, in Registrul unic cu evidenta documentelor (Anexa 1).
2.    Numarul de inregistrare al documentelor in format electronic este urmat de consemnarea suportului utilizat (CD, DVD, discheta, hard-disc, etc)
3.    Cererile individuale de inscriere in sindicat, impreuna cu anexele lor (copia BI/CI, copia talonului de pensie, copiile dupa inscrisurile privind plata cotizatiei) vor fi inregistrate in baza de date electronica a SCMD si vor fi pastrate astfel:
·         Cererile in original, impreuna cu anexele, la Secretariatul General al SCMD;
·         Copiile cererilor de inscriere si ale anexelor acestora, la fiecare filiala a SCMD.
       Filialele vor expedia/preda la Secretariatul General cererile noi de inscriere in SCMD,    insotite de anexe, in termen de cel mult 30 de zile de la primirea lor.

CAP. II – MANUIREA DOCUMENTELOR

4.    Dupa inregistrare, documentele vor fi predate-primite, pe baza de semnatura in Registrul unic, persoanelor de destinatie.
5.    Miscarea documentelor se evidentiaza de catre fiecare structura functionala in  Condica de manuire a documentelor (Anexa 2).
6.    Sefii structurilor functionale consemneaza pe documentul primit spre solutionare, modul si termenul de solutionare, precum si persoana responsabila.
7.    Transmiterea documentelor intre structurile functionale se face prin semnatura in condica de manuire. Dupa rezolvare, documentul se restituie, impreuna cu actul prin care s-a solutionat, structurii de la care s-a primit, prin operarea in condicile de manuire.

CAP. III – PASTRAREA DOCUMENTELOR

8.    Sarcina pastrari documentelor pana la predarea acestora la arhiva, revine in exclusivitate, sefilor structurilor functionale ale SCMD, acestia fiind obligati sa organizeze evidenta de manuire a documentelor in cadrul structurii pe care o conduc.
9.    Persoanele care detin documente inregistrate raspund de pastrarea in siguranta a acestora. Pierderea, furtul sau deteriorarea documentelor se va imputa persoanei care se face responsabila de aceasta situatie. In functie de importanta documentului si consecintele disparitiei/deteriorarii acestuia, Comitetul Director/Biroul Operativ va aplica sanctiuni contraventionale (conform Legii nr. 16/1996), administrative sau va sesiza organele de urmarire penala.
10. Documentele se pastreaza in dulapuri metalice incuiate sau se stabilesc alte modalitati de pastrare de catre Comitetul Director/Biroul Operativ, avand in vedere spatiile unde se desfasoara activitatea SCMD.

CAP. III – INVENTARIEREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR

11. Anual se organizeaza inventarierea si arhivarea documentelor SCMD inregistrate in anul anterior. In acest scop, Comitetul Director/Biroul Operativ numeste o comisie de inventariere formata din 2-3 membri si stabileste programul de lucru al acesteia.
12. Activitatea de inventariere este precedata de selectionarea documentelor inregistrate, operatiune ce presupune separarea documentelor care se arhiveaza de cele care se distrug.
13. Se distrug documentele inregistrate care sunt nefolositoare, de catre detinatorul documentului, prin consemnarea in Registrul unic a expresiei „Distrus. Data........ Semnaturi” (semnatura registratorului si cea a persoanei care detine documentul).
14. Oricare detinator de documente este obligat sa prezinte spre verificare documentele solicitate de membrii comisiei.
15. Inventarierea se face avand la baza inregistrarile in Registrul unic cu evidenta documentelor, condicile de manuire a documentelor si existentul prezentat la verificare.
16. Inainte de a fi inventariate, documentele se leaga in dosare in conformitate cu denumirile acestora din Nomenclatorul dosarelor.
17. Inventarierea presupune aplicarea stampilei de catre verificator pe fiecare document existent, in dosarul in care a fost legat. Dosarul verificat este retinut de catre comisia de inventariere care il preda, ulterior, pe baza de proces verbal, spre arhivare, responsabilului cu arhiva.
18. Documentele care nu au putut fi justificate la momentul inventarieii si, ulterior, sunt prezentate comisiei de inventariere, se adauga la dosarul existent.
19. Intreaga activitate a comisiei de inventariere, inclusiv concluziile si propunerile acesteia, vor fi consemnate intr-un raport care se inainteaza Comitetului Director/Biroului Operativ.

CAP. IV – ARHIVAREA DOCUMENTELOR

20. Anual, in baza propunerilor structurilor functionale ale SCMD, Comitetul Director/Biroul Operativ stabileste Nomenclatorul dosarelor  (Anexa 4 ), care se constituie pe anul in curs.
21. Termenele de pastrare ale documentelor sunt cele prevazute de Nomenclator.
22. Dosarele cu documentele inventariate se predau de catre comisia de inventariere, pe baza de proces verbal, responsabilului cu arhiva, care certifica existenta documentelor din dosar cu formula „Prezentul dosar contine.............pagini”, apoi semneaza.
23. Dupa certificare, dosarul se inscrie in Registrul cu inventarul arhivei (Anexa 3).
24. Pe coperta dosarului se inscriu datele mentionate in Anexa.........
25. In interior dosarul cuprinde: prima fila, pe care se inscriu aceleasi date ca pe coperta,   apoi documentele propriu-zise, in ordinea cronologica a numarului de inregistrare sau grupate pe tematici. Ultima fila a dosarului este o fila alba, pe care se consemneaza certificarea responsabilului de arhiva la predarea dosarului de catre comisia de inventariere.
26. Numerotarea filelor dosarului incepe cu primul document inregistrat adaugat in dosar, fara a fi numerotata prima fila.  Numarul fiecarei file se scrie in coltul din dreapta sus, cu creion.
27. Scoaterea dosarelor din evidenta arhivei se face cu aprobarea Comitetului Director/Biroului Operativ, in urma selectionarii, transferului catre alta unitate detinatoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevazute.
28. Dosarele sunt scoase din evidenta arhivei pe baza unuia din urmatoarele acte, dupa caz:
a)    Proces verbal de selectionare;
b)    Proces verbal de predare-primire;
c)    Proces verbal de constatare a deteriorarii complete a documentelor sau a lipsei acestora.

29. Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenta in urma propunerii comisiei de selectionare, aprobata de conducerea structurii creatoare.
30. Dosarele si registrele arhivate se consulta numai cu aprobarea presedintelui SCMD/Filialei, data pe o cerere scrisa in care cel in cauza mentioneaza motivele care determina aceasta consultare, numarul si denumirea dosarului, durata necesara consultarii. Consultarea documentelor din arhiva se face numai la sediul sau punctul de lucru central al SCMD sau al filialei, intr-o incapere special destinata.
31. Pentru fiecare dosar se constituie o Fisa de consultare a dosarului (Anexa...)
32. Predarea documentelor din arhiva SCMD catre Arhivele Nationale se face pe baza documentelor prevazute de legea care reglementeaza acest domeniu si numai in baza deciziei presedintelui SCMD.
                                                                        

PRESEDINTE SCMD,
Col. (r) dr. Mircea DOGARU


ANTET CD/FILIALA

Registrul unic cu evidenta documentelor (Anexa 1)

Anul………………Comitetul Director/Biroul Operativ al Filialei……………………….

Luna
Ziua
Numar inregistrare
Emitent
Continut, pe scurt
Nr. de file
Unde se pastreaza (Dosar nr…../Fila…..)
Nume si semnatura de primire
Cui se expediaza
Data expeditiei
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10


ANTET CD/FILIALA

Condica de manuire a documentelor (Anexa 2)
Anul………………Departamentul/Biroul……………………….

Luna
Ziua
Numar de inregistrare
Nume si prenume primitor
Semnatura de primire
Luna
Ziua
Semnatura de inapoiere
1
2
3
4
5
6
7
8


ANTET CD/FILIALA
Registrul cu inventarul arhivei (Anexa 3)
Comitetul Director/Biroul Operativ al Filialei...................................

Nr. crt
Denumirea registrului/dosarului
Nr. de inregistrare in registrul unic
Ziua, luna, anul predarii la arhiva
Nr. de file
Observatii
1
2
3
4
5
6

 (Anexa 4)

Nomenclatorul dosarelor ce se constituie la nivel central/Filiala
ANTET CD                                                                                                                                                                       

  1. Nomenclatorul dosarelor ce se constituie la nivel central
-          Anul ........................... -
Nr. dosar
Denumire dosar si continut (pe scurt)
Structura unde se pastreaza
Termen de pastrare
Observatii
1
DOCUMENTE DE CONSTITUIRE SI INREGISTRARE A SCMD
Proces verbal de constituire. Tabel cu membrii fondatori. Statutul SCMD. Regulamentul de Organizare si Functionare (ROF).  Sentinta civila si irevocabila nr. 83/2009  a Judecatoriei Sector 1 Bucuresti, in Dosarul nr. 26479/299/2009. Tabel cu organele de conducere. Declaratie de inregistrare fiscala.Certificat de inregistrare fiscala. Date de evidenta si contact ale membrilor fondatori.

Secretariatul General
Permanent

2
CONSILIUL NATIONAL AL REPREZENTANTILOR (CNR)
Sesiuni ordinare si extraordinare. Dari de seama, bilanturi, statistici, rapoarte pe domenii de activitate. Documente de pregatire a CNR (planuri de masuri, convocari, ordinea de zi, tabele cu participanti, liste de candidati, proiecte de hotarari, etc). Tabele cu presedintii de filiale validati. Petitii adresate CNR. Hotarari si rezolutii. Planuri de masuri pentru indeplinirea hotararilor CNR.

Secretariatul General
5 ani

3
COMITETUL DIRECTOR (CD)
Propuneri (materiale, informari, rapoarte, note interne) pentru OZ a urmatoarei sedinte a CD. Documente ale sedintelor  CD (OZ,  procese verbale, informari, rapoarte, decizii, alte documente dezbatute). Petitii adresate CD, presedintelui si vicepresedintilor CD. Evidenta centralizata a deciziilor CD.

Secretariatul General
5 ani

4
BIROUL OPERATIV CENTRAL (BOC) SI PRESEDINTELE SCMD
Decizii ale Biroului Operativ. Decizii si comunicate ale Presedintelui. Petitii adresate BO si Presedintelui SCMD. Hotarari ale Adunarilor Generale ale filialelor SCMD.  Alte documente emise de filiale.

Secretariatul General
5 ani

5
COMISIA DE CENZORI
Rapoarte, informari, procese verbale. Documente privitoare la controle la nivel central. Documente privitoare la controale la filiale.

Secretariatul General
10 ani

6
COMISIA DE DISCIPLINA SI COMISIA DE SOLUTIONARE A CONTESTATIILOR
Decizii (hotarari) de instituire a comisiilor. Sesizari, cercetari, concluzii si propuneri de sanctionare a actelor de incalcare a Statutului, ROF, deciziilor sau hotararilor organelor de conducere ale SCMD. Declaratii si contestatii ale membrilor SCMD cercetati. Propuneri de excludere din SCMD.

Secretariatul General
5 ani

7
EVIDENTA MEMBRILOR DE SINDICAT
Documente originale de inscriere in sindicat ale membrilor SCMD. Cereri de mutare, cereri de retragere. Autoexclusi prin neplata cotizatiei. Decese. Bazele de date electronice.

Secretariatul General
Permanent

8
SECRETARIATUL GENERAL
Norme de comunicare interna. Tabele ale filialelor privind evidenta numerica si nominala si achitarea cotizatiei de catre membrii de sindicat.  Norme de protectie a muncii si norme de prevenire si stingere a incendiilor. Reguli la punctele de lucru. Programe informatice, administrare bloguri, reguli privind anunturile publicitare  pe Internet. Sedii si puncte de lucru. Delegatii. Telefoane de serviciu.

Secretariatul General
5 ani

9
DEPARTAMENTUL RELATII
Adrese si raspunsuri catre structuri guvernamentale si societatea civila. Adrese si raspunsuri catre organizatii internationale. Protocoale incheiate cu sindicate, ONG-uri si partide politice. Consiliul National al Societatii Civile (CNSC).
Departamentul Relatii
5 ani

10
DEPARTAMENTUL JURIDIC
Avize de legalitate. Documente in relatia cu organele de conducere ale sindicatului si cu filialele. Documente privind procesele juridice ale SCMD. Contracte de asistenta juridica si relatia cu casele de avocatura si organele judecatoresti. Alte contracte. Hotarari ale instantelor.
Departamentul Juridic
5 ani

11
CONTRACTE SI CONVENTII DE MUNCA ALE SALARIATILOR SCMD, CONTRACTE ECONOMICE
Contracte si conventii de munca si anexe ale acestora. Alte contracte economice. Concedii de odihna si concedii medicale.
Departamentul Juridic
10 ani

12
REGISTRE DE CASA SI ACTE JUSTIFICATIVE DE CHELTUIELI
Departamentul Financiar
10 ani

13
DECONTURI FILIALE TERITORIALE
Departamentul Financiar
10 ani

14
DECLARATII 112 SI SITUATII FINANCIARE ANUALE
Departamentul Financiar
20 ani

15
EXTRASE DE CONT SI ACTE JUSTIFICATIVE
Departamentul Financiar
10 ani

16
CORESPONDENTA FINANCIARA
Rapoarte, cereri de finantare, ajutoare financiare si sponsorizari acordate de SCMD, situatii si analize prezentate CD, buget de venituri si cheltuieli.

Departamentul Financiar
10 ani

17
EVIDENTA MATERIALELOR SI OBIECTELOR DE INVENTAR
Procese verbale de predare-primire materiale, inventare, rapoarte privind inventarierea, instructiuni de folosire a bunurilor achizitonate si garantii de functionare, Procese verbale de receptie.

Departamentul  Financiar
10 ani

18
DEPARTAMENTUL MUNCA SI RESURSE UMANE
State de functii ale SCMD si atributiile functionale (fisele de post). Regulament de organizare si desfasurare a concursurilor pentru incadrarea functiilor retribuite din cadrul SCMD. Documente ale comisiilor de concurs (tematici si bibliografii, anunturi, dosare si lucrari ale candidatilor, etc). Documente ale comisiilor de contestatii. Oferte si cursuri de recalificare si specializare. Oferte de munca pentru membrii SCMD. CV-uri ale membrilor SCMD, in scopul angajarii in munca.

Departamentul Munca si Resurse Umane
5 ani

19
DEPARTAMENTUL MEDIA SI RELATII PUBLICE
Documente ale conferintelor de presa. Actiuni si documente ale Purtatorului de cuvant al SCMD. Actiuni de contracarare a detractorilor  SCMD. Documente ale redactiei revistei on line si tiparita a SCMD. Documente privitoare la postul de televiziune al SCMD. Documente ofiter de presa. Lansari de carte.

Departamentul Media si Relatii Publice
5 ani

20
DEPARTAMENTUL ORGANIZARE SI ACTIUNI SINDICALE
Materiale de analiza si sinteza privind actiunile sindicale. Documente privind organizarea si desfasurarea manifestatiilor publice (autorizatii, protocoale, liste de participanti, liste de invitati, programe si responsabilitati, etc).
Departamentul Organizare si Actiuni Sindicale
5 ani

21
DEPARTAMENTUL SANATATE, SPORT, TURISM SI RECREERE
Programe si situatii privind Cercurile Militare, bazele sportive, de odihna si de tratament din SNAp si posibilitatile de folosire a acestora de catre rezervistii militari. Bilete in statiunile de odihna si tratament. Oferte ale agentilor din turismul intern si international.

Departamentul Sanatate, Sport, Turism si Recreere
5 ani


Aprobat in sedinta Comitetului Director din data de ...................................................



ANTET BO Filiala.................                                                                                                                                                        

  1. Nomenclatorul dosarelor ce se constituie la Filiala SCMD................................
-          Anul ....................


Nr. dosar
Denumire dosar si continut (pe scurt)
Structura unde se pastreaza
Termen de pastrare
Observatii
1
ADUNAREA GENERALA
Sesiuni ordinare si extraordinare. Dari de seama, bilanturi, statistici, rapoarte pe domenii de activitate. Documente pregatitoare (convocari, ordinea de zi, tabele cu participanti, liste de candidati, proiecte de hotarari, etc).

Secretariatul filialei
10 ani

2
BIROUL OPERATIV (BO)
Ordinea de zi si procese verbale ale sedintelor. Decizii ale Biroului Operativ. Bugete anuale de venituri si cheltuieli.

Secretariatul filialei
10 ani

3
ALTE DOSARE pe care conducerea filialei le considera necesare

Secretariatul filialei
5 ani


Aprobat in sedinta Biroului Operativ din data de ...................................................