In temeiul Legii nr. 16/2 aprilie 1996 a Arhivelor Nationale, in scopul reglementarii activitatii de inregistrare, manuire, pastrare si arhivare a documentelor rezultate din activitatea SCMD, atat la nivel central, cat si la filialele teritoriale, se pun in aplicare prezentele instructiuni.
CAP. I – INREGISTRAREA
DOCUMENTELOR
1.
Toate documentele rezultate
din activitatea SCMD (adrese, scrisori, cereri, procese verbale, registre,
condici, dosare, facturi, extrase de cont, deconturi, planuri de masuri,
decizii, hotarari, rezolutii, etc – numite cu titlul generic documente,
in cuprinsul prezentelor instructiuni), primite sau emise de catre structurile
functionale ale sindicatului, inclusiv cele in format electronic, se
inregistreaza, in Registrul unic cu evidenta documentelor (Anexa 1).
2.
Numarul de inregistrare al
documentelor in format electronic este urmat de consemnarea suportului utilizat
(CD, DVD, discheta, hard-disc, etc)
3.
Cererile individuale de
inscriere in sindicat, impreuna cu anexele lor (copia BI/CI, copia talonului de
pensie, copiile dupa inscrisurile privind plata cotizatiei) vor fi inregistrate
in baza de date electronica a SCMD si vor fi pastrate astfel:
·
Cererile in original, impreuna
cu anexele, la Secretariatul General al SCMD;
·
Copiile cererilor de inscriere
si ale anexelor acestora, la fiecare filiala a SCMD.
Filialele vor expedia/preda la
Secretariatul General cererile noi de inscriere in SCMD, insotite de anexe, in termen de cel mult 30
de zile de la primirea lor.
CAP. II – MANUIREA DOCUMENTELOR
4.
Dupa inregistrare, documentele
vor fi predate-primite, pe baza de semnatura in Registrul unic, persoanelor de
destinatie.
5.
Miscarea documentelor se
evidentiaza de catre fiecare structura functionala in Condica de manuire a documentelor (Anexa 2).
6.
Sefii structurilor functionale
consemneaza pe documentul primit spre solutionare, modul si termenul de
solutionare, precum si persoana responsabila.
7.
Transmiterea documentelor
intre structurile functionale se face prin semnatura in condica de manuire.
Dupa rezolvare, documentul se restituie, impreuna cu actul prin care s-a
solutionat, structurii de la care s-a primit, prin operarea in condicile de
manuire.
CAP. III – PASTRAREA DOCUMENTELOR
8.
Sarcina pastrari documentelor
pana la predarea acestora la arhiva, revine in exclusivitate, sefilor
structurilor functionale ale SCMD, acestia fiind obligati sa organizeze
evidenta de manuire a documentelor in cadrul structurii pe care o conduc.
9.
Persoanele care detin
documente inregistrate raspund de pastrarea in siguranta a acestora. Pierderea,
furtul sau deteriorarea documentelor se va imputa persoanei care se face
responsabila de aceasta situatie. In functie de importanta documentului si
consecintele disparitiei/deteriorarii acestuia, Comitetul Director/Biroul
Operativ va aplica sanctiuni contraventionale (conform Legii nr. 16/1996),
administrative sau va sesiza organele de urmarire penala.
10. Documentele
se pastreaza in dulapuri metalice incuiate sau se stabilesc alte modalitati de
pastrare de catre Comitetul Director/Biroul Operativ, avand in vedere spatiile
unde se desfasoara activitatea SCMD.
CAP. III – INVENTARIEREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR
11. Anual
se organizeaza inventarierea si arhivarea documentelor SCMD inregistrate in
anul anterior. In acest scop, Comitetul Director/Biroul Operativ numeste o
comisie de inventariere formata din 2-3 membri si stabileste programul de lucru
al acesteia.
12. Activitatea
de inventariere este precedata de selectionarea documentelor inregistrate,
operatiune ce presupune separarea documentelor care se arhiveaza de cele care
se distrug.
13. Se
distrug documentele inregistrate care sunt nefolositoare, de catre detinatorul
documentului, prin consemnarea in Registrul unic a expresiei „Distrus.
Data........ Semnaturi” (semnatura registratorului si cea a persoanei care
detine documentul).
14. Oricare
detinator de documente este obligat sa prezinte spre verificare documentele
solicitate de membrii comisiei.
15. Inventarierea
se face avand la baza inregistrarile in Registrul unic cu evidenta
documentelor, condicile de manuire a documentelor si existentul prezentat la
verificare.
16. Inainte
de a fi inventariate, documentele se leaga in dosare in conformitate cu
denumirile acestora din Nomenclatorul dosarelor.
17. Inventarierea
presupune aplicarea stampilei de catre verificator pe fiecare document
existent, in dosarul in care a fost legat. Dosarul verificat este retinut de
catre comisia de inventariere care il preda, ulterior, pe baza de proces
verbal, spre arhivare, responsabilului cu arhiva.
18. Documentele
care nu au putut fi justificate la momentul inventarieii si, ulterior, sunt
prezentate comisiei de inventariere, se adauga la dosarul existent.
19. Intreaga
activitate a comisiei de inventariere, inclusiv concluziile si propunerile
acesteia, vor fi consemnate intr-un raport care se inainteaza Comitetului
Director/Biroului Operativ.
CAP. IV – ARHIVAREA DOCUMENTELOR
20. Anual,
in baza propunerilor structurilor functionale ale SCMD, Comitetul Director/Biroul
Operativ stabileste Nomenclatorul dosarelor (Anexa
4 ), care se constituie pe anul in curs.
21. Termenele
de pastrare ale documentelor sunt cele prevazute de Nomenclator.
22. Dosarele
cu documentele inventariate se predau de catre comisia de inventariere, pe baza
de proces verbal, responsabilului cu arhiva, care certifica existenta
documentelor din dosar cu formula „Prezentul dosar contine.............pagini”,
apoi semneaza.
23. Dupa
certificare, dosarul se inscrie in Registrul cu inventarul arhivei (Anexa 3).
24. Pe
coperta dosarului se inscriu datele mentionate in Anexa.........
25. In
interior dosarul cuprinde: prima fila, pe care se inscriu aceleasi date ca pe
coperta, apoi documentele propriu-zise,
in ordinea cronologica a numarului de inregistrare sau grupate pe tematici.
Ultima fila a dosarului este o fila alba, pe care se consemneaza certificarea
responsabilului de arhiva la predarea dosarului de catre comisia de
inventariere.
26. Numerotarea
filelor dosarului incepe cu primul document inregistrat adaugat in dosar, fara
a fi numerotata prima fila. Numarul
fiecarei file se scrie in coltul din dreapta sus, cu creion.
27. Scoaterea
dosarelor din evidenta arhivei se face cu aprobarea Comitetului
Director/Biroului Operativ, in urma selectionarii, transferului catre alta unitate
detinatoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevazute.
28. Dosarele
sunt scoase din evidenta arhivei pe baza unuia din urmatoarele acte, dupa caz:
a) Proces
verbal de selectionare;
b) Proces
verbal de predare-primire;
c) Proces
verbal de constatare a deteriorarii complete a documentelor sau a lipsei
acestora.
29. Documentele
deteriorate vor fi scoase din evidenta in urma propunerii comisiei de
selectionare, aprobata de conducerea structurii creatoare.
30. Dosarele
si registrele arhivate se consulta numai cu aprobarea presedintelui
SCMD/Filialei, data pe o cerere scrisa in care cel in cauza mentioneaza
motivele care determina aceasta consultare, numarul si denumirea dosarului,
durata necesara consultarii. Consultarea documentelor din arhiva se face numai
la sediul sau punctul de lucru central al SCMD sau al filialei, intr-o incapere
special destinata.
31. Pentru
fiecare dosar se constituie o Fisa de consultare a dosarului (Anexa...)
32. Predarea
documentelor din arhiva SCMD catre Arhivele Nationale se face pe baza
documentelor prevazute de legea care reglementeaza acest domeniu si numai in
baza deciziei presedintelui SCMD.
PRESEDINTE SCMD,
Col. (r) dr. Mircea DOGARU
ANTET CD/FILIALA
Registrul unic cu evidenta
documentelor (Anexa 1)
Anul………………Comitetul
Director/Biroul Operativ al Filialei……………………….
Luna
|
Ziua
|
Numar inregistrare
|
Emitent
|
Continut, pe scurt
|
Nr. de file
|
Unde se pastreaza
(Dosar nr…../Fila…..)
|
Nume si semnatura de
primire
|
Cui se expediaza
|
Data expeditiei
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
ANTET
CD/FILIALA
Condica de manuire a documentelor (Anexa 2)
Anul………………Departamentul/Biroul……………………….
Luna
|
Ziua
|
Numar de
inregistrare
|
Nume si prenume
primitor
|
Semnatura de primire
|
Luna
|
Ziua
|
Semnatura de
inapoiere
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
ANTET
CD/FILIALA
Registrul cu inventarul arhivei (Anexa 3)
Comitetul Director/Biroul Operativ al
Filialei...................................
Nr. crt
|
Denumirea registrului/dosarului
|
Nr. de inregistrare in registrul unic
|
Ziua, luna, anul predarii la arhiva
|
Nr. de file
|
Observatii
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
(Anexa 4)
Nomenclatorul dosarelor ce se constituie la nivel
central/Filiala
ANTET
CD
- Nomenclatorul dosarelor ce se constituie la nivel central
-
Anul ........................... -
Nr. dosar
|
Denumire
dosar si continut (pe scurt)
|
Structura
unde se pastreaza
|
Termen
de pastrare
|
Observatii
|
1
|
DOCUMENTE
DE CONSTITUIRE SI INREGISTRARE A SCMD
Proces verbal de constituire. Tabel cu
membrii fondatori. Statutul SCMD. Regulamentul de Organizare si Functionare
(ROF). Sentinta civila si irevocabila
nr. 83/2009 a Judecatoriei Sector 1 Bucuresti,
in Dosarul nr. 26479/299/2009. Tabel cu organele de conducere. Declaratie de
inregistrare fiscala.Certificat de inregistrare fiscala. Date de evidenta si
contact ale membrilor fondatori.
|
Secretariatul General
|
Permanent
|
|
2
|
CONSILIUL
NATIONAL AL REPREZENTANTILOR (CNR)
Sesiuni ordinare si extraordinare. Dari de
seama, bilanturi, statistici, rapoarte pe domenii de activitate. Documente de
pregatire a CNR (planuri de masuri, convocari, ordinea de zi, tabele cu
participanti, liste de candidati, proiecte de hotarari, etc). Tabele cu
presedintii de filiale validati. Petitii adresate CNR. Hotarari si rezolutii.
Planuri de masuri pentru indeplinirea hotararilor CNR.
|
Secretariatul General
|
5 ani
|
|
3
|
COMITETUL
DIRECTOR (CD)
Propuneri (materiale, informari, rapoarte,
note interne) pentru OZ a urmatoarei sedinte a CD. Documente ale
sedintelor CD (OZ, procese verbale, informari, rapoarte,
decizii, alte documente dezbatute). Petitii adresate CD, presedintelui si
vicepresedintilor CD. Evidenta centralizata a deciziilor CD.
|
Secretariatul General
|
5 ani
|
|
4
|
BIROUL
OPERATIV CENTRAL (BOC) SI PRESEDINTELE SCMD
Decizii ale Biroului Operativ. Decizii si
comunicate ale Presedintelui. Petitii adresate BO si Presedintelui SCMD.
Hotarari ale Adunarilor Generale ale filialelor SCMD. Alte documente emise de filiale.
|
Secretariatul General
|
5 ani
|
|
5
|
COMISIA
DE CENZORI
Rapoarte, informari, procese verbale.
Documente privitoare la controle la nivel central. Documente privitoare la
controale la filiale.
|
Secretariatul General
|
10 ani
|
|
6
|
COMISIA
DE DISCIPLINA SI COMISIA DE SOLUTIONARE A CONTESTATIILOR
Decizii (hotarari) de instituire a
comisiilor. Sesizari, cercetari, concluzii si propuneri de sanctionare a
actelor de incalcare a Statutului, ROF, deciziilor sau hotararilor organelor
de conducere ale SCMD. Declaratii si contestatii ale membrilor SCMD
cercetati. Propuneri de excludere din SCMD.
|
Secretariatul General
|
5 ani
|
|
7
|
EVIDENTA
MEMBRILOR DE SINDICAT
Documente originale de inscriere in sindicat
ale membrilor SCMD. Cereri de mutare, cereri de retragere. Autoexclusi prin
neplata cotizatiei. Decese. Bazele de date electronice.
|
Secretariatul General
|
Permanent
|
|
8
|
SECRETARIATUL
GENERAL
Norme de comunicare interna. Tabele ale
filialelor privind evidenta numerica si nominala si achitarea cotizatiei de
catre membrii de sindicat. Norme de
protectie a muncii si norme de prevenire si stingere a incendiilor. Reguli la
punctele de lucru. Programe informatice, administrare bloguri, reguli privind
anunturile publicitare pe Internet.
Sedii si puncte de lucru. Delegatii. Telefoane de serviciu.
|
Secretariatul General
|
5 ani
|
|
9
|
DEPARTAMENTUL
RELATII
Adrese si raspunsuri catre structuri
guvernamentale si societatea civila. Adrese si raspunsuri catre organizatii
internationale. Protocoale incheiate cu sindicate, ONG-uri si partide
politice. Consiliul National al Societatii Civile (CNSC).
|
Departamentul Relatii
|
5 ani
|
|
10
|
DEPARTAMENTUL
JURIDIC
Avize de legalitate. Documente in relatia cu
organele de conducere ale sindicatului si cu filialele. Documente privind
procesele juridice ale SCMD. Contracte de asistenta juridica si relatia cu
casele de avocatura si organele judecatoresti. Alte contracte. Hotarari ale
instantelor.
|
Departamentul Juridic
|
5 ani
|
|
11
|
CONTRACTE
SI CONVENTII DE MUNCA ALE SALARIATILOR SCMD, CONTRACTE ECONOMICE
Contracte si conventii de munca si anexe ale
acestora. Alte contracte economice. Concedii de odihna si concedii medicale.
|
Departamentul Juridic
|
10 ani
|
|
12
|
REGISTRE
DE CASA SI ACTE JUSTIFICATIVE DE CHELTUIELI
|
Departamentul Financiar
|
10 ani
|
|
13
|
DECONTURI
FILIALE TERITORIALE
|
Departamentul Financiar
|
10 ani
|
|
14
|
DECLARATII
112 SI SITUATII FINANCIARE ANUALE
|
Departamentul Financiar
|
20 ani
|
|
15
|
EXTRASE
DE CONT SI ACTE JUSTIFICATIVE
|
Departamentul Financiar
|
10 ani
|
|
16
|
CORESPONDENTA
FINANCIARA
Rapoarte, cereri de finantare, ajutoare
financiare si sponsorizari acordate de SCMD, situatii si analize prezentate
CD, buget de venituri si cheltuieli.
|
Departamentul Financiar
|
10 ani
|
|
17
|
EVIDENTA
MATERIALELOR SI OBIECTELOR DE INVENTAR
Procese verbale de predare-primire
materiale, inventare, rapoarte privind inventarierea, instructiuni de
folosire a bunurilor achizitonate si garantii de functionare, Procese verbale
de receptie.
|
Departamentul Financiar
|
10 ani
|
|
18
|
DEPARTAMENTUL
MUNCA SI RESURSE UMANE
State de functii ale SCMD si atributiile
functionale (fisele de post). Regulament de organizare si desfasurare a
concursurilor pentru incadrarea functiilor retribuite din cadrul SCMD.
Documente ale comisiilor de concurs (tematici si bibliografii, anunturi,
dosare si lucrari ale candidatilor, etc). Documente ale comisiilor de
contestatii. Oferte si cursuri de recalificare si specializare. Oferte de
munca pentru membrii SCMD. CV-uri ale membrilor SCMD, in scopul angajarii in
munca.
|
Departamentul Munca si Resurse Umane
|
5 ani
|
|
19
|
DEPARTAMENTUL
MEDIA SI RELATII PUBLICE
Documente ale conferintelor de presa.
Actiuni si documente ale Purtatorului de cuvant al SCMD. Actiuni de
contracarare a detractorilor SCMD.
Documente ale redactiei revistei on line si tiparita a SCMD. Documente
privitoare la postul de televiziune al SCMD. Documente ofiter de presa.
Lansari de carte.
|
Departamentul Media si Relatii Publice
|
5 ani
|
|
20
|
DEPARTAMENTUL
ORGANIZARE SI ACTIUNI SINDICALE
Materiale de analiza si sinteza privind actiunile
sindicale. Documente privind organizarea si desfasurarea manifestatiilor
publice (autorizatii, protocoale, liste de participanti, liste de invitati,
programe si responsabilitati, etc).
|
Departamentul Organizare si Actiuni
Sindicale
|
5 ani
|
|
21
|
DEPARTAMENTUL
SANATATE, SPORT, TURISM SI RECREERE
Programe si situatii privind Cercurile
Militare, bazele sportive, de odihna si de tratament din SNAp si
posibilitatile de folosire a acestora de catre rezervistii militari. Bilete
in statiunile de odihna si tratament. Oferte ale agentilor din turismul
intern si international.
|
Departamentul Sanatate, Sport, Turism si
Recreere
|
5 ani
|
Aprobat in sedinta Comitetului Director din
data de ...................................................
ANTET
BO Filiala.................
- Nomenclatorul dosarelor ce se constituie la Filiala SCMD................................
-
Anul ....................
Nr. dosar
|
Denumire
dosar si continut (pe scurt)
|
Structura
unde se pastreaza
|
Termen
de pastrare
|
Observatii
|
1
|
ADUNAREA
GENERALA
Sesiuni ordinare si extraordinare. Dari de
seama, bilanturi, statistici, rapoarte pe domenii de activitate. Documente
pregatitoare (convocari, ordinea de zi, tabele cu participanti, liste de
candidati, proiecte de hotarari, etc).
|
Secretariatul filialei
|
10 ani
|
|
2
|
BIROUL
OPERATIV (BO)
Ordinea de zi si procese verbale ale
sedintelor. Decizii ale Biroului Operativ. Bugete anuale de venituri si
cheltuieli.
|
Secretariatul filialei
|
10 ani
|
|
3
|
ALTE
DOSARE pe care conducerea filialei le considera necesare
|
Secretariatul filialei
|
5 ani
|
Aprobat in sedinta Biroului Operativ din data
de ...................................................
